Så arbetar våra assistenter under din inköpsresa i Polen
Från förberedelser och stöd i butiker till snabba ruttändringar och fortsatt hjälp online efter hemresan.
En lyckad inköpsresa börjar inte när kunden sätter sig i bilen utanför hotellet. Den börjar långt tidigare, med ett samtal om projektet, inköpslistan, budgeten och de beslut som behöver fattas i Polen. Assistentens roll är att samla allt i en lugn och effektiv plan.
En assistent är mer än en tolk
Vid inköp utomlands räcker språkkunskaper inte. Kunden behöver någon som förstår målet med resan, känner den lokala marknaden, kan tala med leverantörer och ser till att viktiga överenskommelser inte försvinner mellan möten.
Våra assistenter följer kunden från den första planen till det sista mötet. De uppmärksammar också sådant kunden kanske inte känner till, exempelvis produktionstider, lagring, export, betalningsvillkor, dokument och leverantörens hantering av reklamationer.
Förberedelserna börjar före ankomsten
Före besöket samlar vi information om projektet och de planerade inköpen. Ju mer detaljerad listan är, desto mer kan vi förbereda. Vi kan be om ritningar, mått, bilder, inspiration, tekniska specifikationer, budget och planerat leveransdatum.
Utifrån detta väljer assistenten tillsammans med teamet de butiker och leverantörer som är värda att besöka. Målet är inte flest möjliga stopp, utan rätt företag för projektet och företag som kan hantera en utländsk kund.
Arbete på plats: från butik till butik
Under besöket möter assistenten kunderna på avtalad plats och följer dem under dagen. Assistenten hjälper till i samtalen, strukturerar överenskommelser, visar skillnader mellan offerter och ser till att kunden känner till pris, omfattning, leveranstid och betalningsvillkor.
En enda dag kan omfatta kök, badrum, golv, trä, fasadmaterial, belysning och möbler. Assistenten har hela projektet i åtanke och hjälper kunden att bedöma om besluten passar ihop.
Kunden fattar alltid det slutliga beslutet. Vår roll är att ge information, förklara möjliga konsekvenser och hjälpa kunden att fatta ett välgrundat beslut.
Planen är viktig, men får inte vara stel
Även en noggrant planerad rutt kan behöva ändras. Ett möte kan dra ut på tiden, en leverantör kan flytta tiden eller trafik och väder kan försämras. Då väntar assistenten inte tills hela dagen faller sönder.
Assistenten kontrollerar situationen, kontaktar nästa butik och ändrar ordningen dynamiskt. Ibland är det bättre att åka till andra sidan staden först och återvända senare. I andra fall kan delar av mötet genomföras online.
När kunden behöver mer tid
Alla fattar inte beslut i samma tempo. En person väljer snabbt, en annan behöver jämföra prover eller diskutera detaljer med sin partner. Assistenten anpassar planen så att besöket inte blir en tävling.
Om inköpslistan visar sig vara större än väntat prioriterar vi tillsammans. Produkter som kräver mått, design eller lång produktionstid tas först. Enklare inköp kan flyttas eller avslutas på distans.
Stödet slutar inte när ni lämnar butiken
Efter besöket återstår ofta reviderade offerter, orderbekräftelser, handpenningar, produktionstider, leveranser till lagret och exportdokument. Assistenten finns därför kvar som kontaktperson efter hemresan.
Onlinestödet kan bestå av videomöten med leverantören, hjälp med slutligt val, kontroll av mått, produktbilder, orderstatus eller förklaring av dokument.
Om kunden inte kan resa tillbaka till Polen kan många beslut slutföras på distans. Resan kan då användas till att se produkterna och fatta de viktigaste besluten.
En assistent med hela teamet bakom sig
Kunden tillbringar dagen med en assistent, men bakom personen finns hela The Fixer-teamet. Vid behov konsulterar vi kollegor inom logistik, export, teknik och förhandling.
Assistenten behöver inte låtsas kunna allt. Rätt person kan snabbt kontaktas, informationen verifieras och kunden får ett konkret svar.
Så förbereder du samarbetet med assistenten
- Skicka inköpslistan och markera de viktigaste delarna.
- Bifoga ritningar, mått, bilder och inspiration om det finns.
- Informera om budget och planerat leveransdatum.
- Ange vem som fattar de slutliga besluten.
- Lämna viss tidsmarginal för oväntade förändringar.
- Skriv ned frågor som kan lösas online efter mötena.
Lugnare, snabbare och med någon på din sida
En väl genomförd inköpsresa handlar inte om att hinna med flest butiker. Den handlar om förberedelser, rätt beslut och förmåga att reagera när verkligheten skiljer sig från planen.
Våra assistenter hjälper kunden att använda tiden i Polen effektivt och finns kvar efter hemresan så att nästa steg inte behöver börja om från början.