En transport från åtta leverantörer stoppades innan den lämnade Polen

En transport, åtta separata beställningar

I den här berättelsen köpte kunden inte allt från en enda butik. Transporten innehöll varor från åtta olika leverantörer. Varje företag tog fram sina egna dokument, medan alla beställningar skulle samlas i en last och skickas vidare mot Island.

Upplägget ger kunden tillgång till ett större utbud och erbjudanden från flera företag. Samtidigt kräver det noggrann samordning. Dokumenten från samtliga leverantörer måste stämma överens, varorna måste beskrivas korrekt och varje parts roll i exporten måste vara tydlig.

Lastbilen var lastad, dokumentationen var förberedd och föraren skulle påbörja resan enligt plan. Klockan 12.00 fick vi dock besked om att tullmyndigheten hade stoppat fordonet från att lämna Polen.

Problemet gällde en av de åtta leverantörerna

Det var inte själva transporten eller de övriga sju beställningarna som orsakade stoppet. Vid kontrollen framkom att en av leverantörerna hade obetalda skatteskulder.

Kunden hade inte känt till företagets situation. Varorna var redan betalda och lastade, och transportören var redo att köra. Varje extra timme kunde innebära ändrad tidplan, väntetid för föraren, ytterligare kostnader och försening av hela leveransen.

Det viktigaste var att snabbt fastställa exakt vad myndigheten behövde för att kunna granska ärendet och fatta beslut om transporten.

Först behövde vi förstå myndighetens krav

Vi kontaktade omedelbart chefen för tullkontoret. Vi försökte inte hitta genvägar eller argumentera för att problemet inte borde påverka kunden. I stället bad vi om en exakt lista över den information och de dokument som behövde kompletteras.

Vi fick en lista över uppgifter som behövde lämnas in skyndsamt. Myndigheten behövde bland annat bekräftelser på att leverantören hade betalat sina utestående skyldigheter och en tydlig förklaring av vem som var exportör i transaktionen, butiken eller kunden.

När en transport innehåller varor från åtta olika företag måste svaret vara precist. Det räcker inte att uppge att varorna ska till Island. Dokumenten måste visa vem som säljer, vem som köper, vem som exporterar och på vilken grund.

Företagets ägare befann sig utomlands

Nästa utmaning var att nå den berörda leverantören. Företagets ägare befann sig då i Dubai.

Genom vårt kontaktnät lyckades vi snabbt få kontakt med honom och förklara situationen. Det visade sig att han inte kände till de utestående skyldigheterna. På vår begäran agerade han omedelbart, betalade de krävda beloppen och skickade bankbekräftelser på betalningarna.

Han tog också fram de intyg som behövdes för att förklara vem som var exportör och hur varorna hade sålts till kunden. Dokumenten kom i flera steg, vilket innebar att vi samtidigt höll kontakt med ägaren, företagets personal i Polen, transportören och tullkontoret.

Fullständighet var lika viktig som snabbhet

I en sådan situation är det lätt att bara fokusera på tiden. Att snabbt skicka ofullständiga eller motstridiga dokument hade dock kunnat förlänga processen i stället för att förkorta den.

Vi kontrollerade varje betalningsbekräftelse mot myndighetens krav. Vi ordnade intygen och beskrev parternas roller så att beslutsfattaren snabbt kunde förstå hela transportens struktur.

Klockan 16.30 överlämnade vi nästa uppsättning dokument till kontorschefen. Efter kontroll släpptes fordonet och föraren kunde fortsätta mot Island samma dag.

Transporten fortsatte utan ytterligare stillestånd

Det gick ungefär fyra och en halv timme från beskedet om stoppet tills fordonet släpptes. Under denna tid behövde vi fastställa orsaken, få tydliga instruktioner från myndigheten, nå en företagsägare utomlands, se till att skulderna betalades och samla in all nödvändig dokumentation.

För kunden var resultatet det viktigaste. Varorna behövde inte lossas eller återföras till ett lager. Det fanns inget behov av att boka en ny lastbil, göra om tullhanteringen eller ändra hela transportplanen.

Föraren fortsatte resan och beställningarna från samtliga åtta leverantörer kunde ligga kvar i samma transport.

Vad situationen lärde oss

Fallet visar att export handlar om mer än korrekta fakturor och packlistor. Förmågan att snabbt samla alla personer som kan bidra till en lösning är minst lika viktig.

Lösningen krävde:

direkt och lugn kommunikation med tullmyndigheten,
kontakt med en beslutsfattare hos leverantören,
förmåga att tydligt förklara exportstrukturen,
snabb insamling av bankbekräftelser och intyg,
samordning mellan leverantören, transportören och kunden.

Alla oväntade situationer går inte att förutse. Det går däremot att bygga processer och relationer så att någon vet vem man ska ringa, vilka frågor man ska ställa och vilka dokument som behövs när varje timme räknas.

Den viktigaste lärdomen

Kunden hade samlat ett omfattande inköp från åtta olika leverantörer och förväntade sig att alla varor skulle nå Island i en transport. När avresan oväntat stoppades behövde kunden inte själv kontakta en polsk myndighet, leta efter leverantörens ägare eller tolka dokumentkraven.

Vår roll var att ta över kommunikationen i Polen och föra ärendet mot en lösning. Tack vare ett snabbt samarbete mellan alla inblandade kunde lastbilen lämna samma dag utan onödiga förseningar eller extra kostnader.