Transport od ośmiu dostawców zatrzymany przed wyjazdem z Polski
Jeden transport, osiem różnych zamówień
W tej historii klient nie kupował wszystkiego w jednym miejscu. Jego transport składał się z towarów pochodzących od ośmiu różnych dostawców. Każdy sklep przygotowywał własne dokumenty, a wszystkie zamówienia miały zostać połączone w jeden ładunek i wysłane w kierunku Islandii.
Taki sposób organizacji pozwala klientowi korzystać z szerokiego wyboru i ofert wielu firm. Wymaga jednak dokładnej koordynacji. Dokumenty wszystkich dostawców muszą się ze sobą zgadzać, towary muszą zostać prawidłowo opisane, a rola każdej strony w eksporcie musi być jasna.
Samochód został załadowany, dokumentacja była przygotowana, a kierowca miał zgodnie z planem rozpocząć podróż. O godzinie 12:00 otrzymaliśmy jednak informację, że urząd celny wstrzymał wyjazd pojazdu z kraju.
Problem dotyczył jednego z ośmiu dostawców
Powodem zatrzymania nie był sam transport ani pozostałe siedem zamówień. W trakcie kontroli okazało się, że jeden z dostawców miał zaległości podatkowe.
Klient nie miał wcześniej wiedzy o sytuacji tej firmy. Towar był już opłacony, znajdował się na samochodzie, a przewoźnik był gotowy do wyjazdu. Każda kolejna godzina mogła oznaczać zmianę harmonogramu, przestój kierowcy, dodatkowe koszty i przesunięcie całej dostawy.
Najważniejsze było szybkie ustalenie, czego dokładnie potrzebuje urząd, aby rozpatrzyć sprawę i podjąć decyzję dotyczącą transportu.
Najpierw trzeba było zrozumieć oczekiwania urzędu
W pierwszej kolejności skontaktowaliśmy się z naczelnikiem urzędu celnego. Nie próbowaliśmy szukać skrótów ani przekonywać, że problem nie powinien dotyczyć klienta. Poprosiliśmy o dokładne wskazanie braków i dokumentów potrzebnych do wyjaśnienia sytuacji.
Otrzymaliśmy listę informacji, które należało pilnie uzupełnić. Urząd potrzebował między innymi potwierdzeń uregulowania zaległych zobowiązań przez dostawcę oraz jednoznacznego wyjaśnienia, kto w tej transakcji występuje jako eksporter: sklep czy klient.
Przy transporcie obejmującym towary od ośmiu różnych firm odpowiedź musi być precyzyjna. Nie wystarczy ogólna informacja, że towary jadą do Islandii. Każdy dokument musi pokazywać, kto sprzedaje, kto kupuje, kto dokonuje wywozu i na jakiej podstawie.
Właściciel firmy był poza Polską
Kolejnym wyzwaniem był kontakt z dostawcą, którego dotyczyły zaległości. Właściciel firmy przebywał w tym czasie w Dubaju.
Dzięki naszym kontaktom udało się do niego szybko dotrzeć i przedstawić sytuację. Dowiedzieliśmy się, że nie był świadomy powstałych zaległości. Na naszą prośbę natychmiast podjął działania, uregulował wymagane płatności i przesłał bankowe potwierdzenia przelewów.
Przygotował również oświadczenia potrzebne do wyjaśnienia, kto jest eksporterem i w jaki sposób towar został sprzedany klientowi. Dokumenty docierały do nas etapami, dlatego pozostawaliśmy jednocześnie w kontakcie z właścicielem firmy, osobami pracującymi w Polsce, przewoźnikiem oraz urzędem.
Liczyła się nie tylko szybkość, ale także kompletność
W podobnej sytuacji łatwo skupić się wyłącznie na czasie. Szybkie przesłanie niepełnych albo niespójnych dokumentów mogłoby jednak wydłużyć postępowanie zamiast je skrócić.
Każde potwierdzenie płatności sprawdzaliśmy pod kątem zgodności z oczekiwaniami urzędu. Porządkowaliśmy oświadczenia i opisywaliśmy role stron, aby osoba podejmująca decyzję mogła szybko zrozumieć strukturę całego transportu.
Kolejne dokumenty przekazaliśmy naczelnikowi o godzinie 16:30. Po ich weryfikacji samochód został zwolniony, a kierowca mógł jeszcze tego samego dnia wyruszyć w kierunku Islandii.
Transport pojechał bez dodatkowego przestoju
Od informacji o zatrzymaniu pojazdu do jego zwolnienia minęło około czterech i pół godziny. W tym czasie trzeba było ustalić przyczynę, uzyskać jasne stanowisko urzędu, odnaleźć właściciela firmy przebywającego za granicą, doprowadzić do uregulowania zobowiązań i zgromadzić komplet wymaganych dokumentów.
Dla klienta najważniejszy był rezultat. Towar nie musiał zostać rozładowany ani wracać do magazynu. Nie było potrzeby organizowania nowego samochodu, przekładania odprawy ani zmieniania całego planu wysyłki.
Kierowca ruszył w trasę, a zamówienia od wszystkich ośmiu dostawców mogły być dalej przewożone jako jeden transport.
Czego nauczyła nas ta sytuacja
Ta historia pokazuje, że przy eksporcie znaczenie mają nie tylko poprawnie przygotowane faktury i listy towarów. Równie ważna jest zdolność szybkiego połączenia wszystkich osób, które mogą pomóc w rozwiązaniu sytuacji.
Potrzebne były jednocześnie:
- bezpośrednia i spokojna komunikacja z urzędem celnym,
- kontakt z osobą decyzyjną po stronie dostawcy,
- umiejętność wyjaśnienia struktury eksportu,
- szybkie zebranie potwierdzeń bankowych i oświadczeń,
- koordynacja działań dostawcy, przewoźnika i klienta.
Nie każdą niespodziewaną sytuację można przewidzieć. Można jednak przygotować proces oraz relacje w taki sposób, aby w chwili, gdy liczą się godziny, wiedzieć do kogo zadzwonić, o co zapytać i jakie dokumenty dostarczyć.
Najważniejsza lekcja
Klient zorganizował szeroki zestaw zakupów od ośmiu różnych dostawców i oczekiwał, że wszystkie towary dotrą do Islandii w jednym transporcie. Kiedy wyjazd został niespodziewanie wstrzymany, nie musiał samodzielnie kontaktować się z polskim urzędem, szukać właściciela dostawcy ani interpretować wymagań dokumentacyjnych.
Naszą rolą było przejąć komunikację po polskiej stronie i doprowadzić sprawę do rozwiązania. Dzięki szybkiej współpracy wszystkich zaangażowanych osób transport wyjechał jeszcze tego samego dnia, bez zbędnych opóźnień i dodatkowych kosztów.