En transport fra åtte leverandører ble stoppet før den forlot Polen
Én transport, åtte separate bestillinger
I denne historien kjøpte kunden ikke alt fra én butikk. Transporten besto av varer fra åtte forskjellige leverandører. Hver bedrift utarbeidet sine egne dokumenter, mens alle bestillingene skulle samles i én last og sendes videre mot Island.
Denne løsningen gir kunden tilgang til et større utvalg og tilbud fra flere selskaper. Samtidig krever den nøyaktig koordinering. Dokumentene fra alle leverandørene må stemme overens, varene må beskrives korrekt, og rollen til hver part i eksporten må være tydelig.
Lastebilen var lastet, dokumentasjonen var klargjort, og sjåføren skulle starte reisen som planlagt. Klokken 12.00 fikk vi imidlertid beskjed om at tollmyndigheten hadde stanset kjøretøyet fra å forlate Polen.
Problemet gjaldt én av de åtte leverandørene
Det var ikke selve transporten eller de øvrige sju bestillingene som var årsaken til stansen. Under kontrollen kom det frem at én av leverandørene hadde ubetalte skatteforpliktelser.
Kunden hadde ikke kjent til selskapets situasjon. Varene var allerede betalt og lastet, og transportøren var klar til å kjøre. Hver ekstra time kunne føre til endret tidsplan, ventetid for sjåføren, ekstra kostnader og forsinkelse av hele leveransen.
Det viktigste var å fastslå nøyaktig hva myndigheten trengte for å kunne vurdere saken og ta en beslutning om transporten.
Først måtte vi forstå myndighetens krav
Vi tok umiddelbart kontakt med lederen for tollkontoret. Vi forsøkte ikke å finne snarveier eller argumentere for at problemet ikke burde berøre kunden. I stedet ba vi om en nøyaktig liste over opplysninger og dokumenter som måtte suppleres.
Vi fikk en liste over informasjon som måtte leveres raskt. Myndigheten trengte blant annet bekreftelser på at leverandøren hadde gjort opp de utestående forpliktelsene, og en tydelig forklaring på hvem som var eksportør i transaksjonen, butikken eller kunden.
Når en transport inneholder varer fra åtte forskjellige selskaper, må svaret være presist. Det er ikke nok å si at varene skal til Island. Dokumentene må vise hvem som selger, hvem som kjøper, hvem som eksporterer, og på hvilket grunnlag.
Selskapets eier var utenfor Polen
Den neste utfordringen var å få kontakt med den aktuelle leverandøren. Selskapets eier befant seg på dette tidspunktet i Dubai.
Gjennom vårt kontaktnett klarte vi raskt å nå ham og forklare situasjonen. Det viste seg at han ikke hadde vært klar over de utestående forpliktelsene. På vår forespørsel handlet han umiddelbart, betalte de nødvendige beløpene og sendte bankbekreftelser på betalingene.
Han utarbeidet også erklæringene som var nødvendige for å forklare hvem som var eksportør, og hvordan varene var solgt til kunden. Dokumentene kom i flere omganger, og vi holdt derfor samtidig kontakt med eieren, selskapets ansatte i Polen, transportøren og tollkontoret.
Fullstendighet var like viktig som hastighet
I en slik situasjon er det lett å fokusere bare på tiden. Rask innsending av ufullstendige eller motstridende dokumenter kunne imidlertid ha forlenget prosessen i stedet for å forkorte den.
Vi kontrollerte hver betalingsbekreftelse opp mot myndighetens krav. Vi organiserte erklæringene og beskrev partenes roller slik at beslutningstakeren raskt kunne forstå strukturen i hele transporten.
Klokken 16.30 leverte vi neste sett med dokumenter til lederen for kontoret. Etter kontroll ble kjøretøyet frigitt, og sjåføren kunne fortsette mot Island samme dag.
Transporten fortsatte uten ytterligere stans
Det gikk omtrent fire og en halv time fra meldingen om at kjøretøyet var stanset, til det ble frigitt. I løpet av denne tiden måtte vi fastslå årsaken, få tydelige instruksjoner fra myndigheten, nå en bedriftseier i utlandet, sørge for at forpliktelsene ble betalt og samle all nødvendig dokumentasjon.
For kunden var resultatet det viktigste. Varene måtte ikke losses eller kjøres tilbake til et lager. Det var ikke nødvendig å bestille en ny lastebil, gjenta tollprosessen eller endre hele transportplanen.
Sjåføren fortsatte reisen, og bestillingene fra alle åtte leverandørene kunne bli værende samlet i én transport.
Hva situasjonen lærte oss
Saken viser at eksport handler om mer enn korrekt utstedte fakturaer og pakkelister. Evnen til raskt å samle alle personene som kan bidra til en løsning, er minst like viktig.
Løsningen krevde:
- direkte og rolig kommunikasjon med tollmyndigheten,
- kontakt med en beslutningstaker hos leverandøren,
- evne til å forklare eksportstrukturen tydelig,
- rask innsamling av bankbekreftelser og erklæringer,
- koordinering mellom leverandøren, transportøren og kunden.
Ikke alle uventede situasjoner kan forutses. Det er likevel mulig å bygge prosesser og relasjoner slik at noen vet hvem de skal ringe, hvilke spørsmål de skal stille, og hvilke dokumenter som må leveres når timene teller.
Den viktigste lærdommen
Kunden hadde samlet et omfattende innkjøp fra åtte forskjellige leverandører og forventet at alle varene skulle komme til Island i én transport. Da avreisen uventet ble stanset, trengte kunden ikke selv å kontakte en polsk myndighet, lete etter leverandørens eier eller tolke dokumentkravene.
Vår rolle var å overta kommunikasjonen i Polen og føre saken frem til en løsning. Takket være raskt samarbeid mellom alle involverte kunne lastebilen reise samme dag uten unødvendige forsinkelser eller ekstra kostnader.