Þegar hár afsláttur þýðir ekki lægsta kostnaðinn

Símtal eftir hagstæð innkaup

Dag einn hringdi viðskiptavinur að nafni Magnús í okkur. Hann hafði þegar gengið frá innkaupunum sjálfur. Hann sagði að hann hefði fundið verslun með mjög hagstætt verð og allt að 30 prósenta afslátt af sumum vörum.

Þetta var áhugavert. Á sama tíma fékk okkar viðskiptavinahópur fastan 15 prósenta afslátt af öllu vöruúrvali hjá sambærilegri verslun. Magnús virtist því hafa náð mjög góðum samningum.

Hann þurfti þó aðstoð við næsta skref. Verslunin bauð hvorki útflutningssölu né endurgreiðslu VSK, og því spurði hann hvort við gætum hjálpað honum að flytja vörurnar út án pólskrar virðisaukaskatts.

Afslátturinn var aðeins einn hluti heildarkostnaðarins

Pöntunin var yfir 200.000 PLN. Við þá upphæð nam VSK eitt og sér um 46.000 PLN, eða meira en 10.000 evrum miðað við gengi þess tíma.

Þetta breytti heildarmyndinni. Jafnvel þótt sumar vörur væru með hærri afslætti gat skortur á endurgreiðslu VSK gert heildarviðskiptin dýrari en tilboð með lægri afslætti en réttri útflutningsmeðferð.

Magnús gerði ekki mistök með því að leita að góðu verði. Það er eðlilegt við stór innkaup. Vandinn var að vöruverðið var metið án þess að taka allan kostnað við viðskiptin með í reikninginn.

Við könnuðum skilmálana beint hjá versluninni

Eftir samtalið við Magnús fór ég sjálfur í verslunina og ræddi við stjórnendur hennar.

Staðfest var að eftir langar samningaviðræður væri hægt að ná allt að 30 prósenta afslætti af völdum vörum. Á sama tíma var sala til útflutningsviðskiptavina bönnuð samkvæmt innri reglum fyrirtækisins. Verslunin hafði heldur ekkert ferli fyrir endurgreiðslu VSK í þessu tilviki.

Það þýddi ekki að útflutningur væri algjörlega ómögulegur. Í ákveðnum aðstæðum getum við fundið aðra löglega útflutningsleið. Hún krefst þó viðbótarskjala, þátttöku viðeigandi aðila og kostnaðar sem kæmi ekki upp hjá birgi sem er tilbúinn fyrir útflutning.

Viðskiptavinurinn hélt ekki áfram samtalinu

Við buðum Magnúsi aðstoð og útskýrðum að ræða þyrfti kostnað og uppbyggingu ferlisins.

Verkefnið fór þó ekki áfram. Sambandið rofnaði áður en við gátum farið yfir alla möguleika saman.

Ég veit ekki hvað hann gerði að lokum við pöntunina. Ég get aðeins gert ráð fyrir að umfang ákvörðunarinnar, fjárhæðin sem þegar var bundin og viðbótarformkröfurnar hafi verið yfirþyrmandi.

Það sem við athugum nú áður en pöntun er lögð inn

Saga Magnúsar sýndi okkur að afslátt ætti aðeins að meta eftir að nokkrum grunnspurningum hefur verið svarað:

• Sinnir verslunin útflutningssölu?
• Getur hún gefið út nauðsynleg útflutningsskjöl?
• Býður hún sölu án VSK eða endurgreiðslu síðar?
• Hver er kostnaður við flutning, tollafgreiðslu og skjöl?
• Er hægt að hafa allar vörurnar í einu skilvirku útflutningsferli?

Aðeins samanlagður kostnaður þessara þátta sýnir raunverulegt kaupverð.

Helsti lærdómurinn

Magnús fann hagstætt verð og samdi vel. Það var sterkur hluti af innkaupaferli hans.

Aðeins einn þátt vantaði: að kanna útflutningsreglurnar áður en stór pöntun var lögð inn.

Í alþjóðlegum innkaupum þýðir hæsti afslátturinn ekki alltaf lægsta kostnaðinn. Stundum er betra tilboðið það sem frá upphafi tekur mið af skatti, skjölum, flutningi og öruggri lokun viðskiptanna.