Þegar góð eldhúslausn þurfti annað tækifæri

Stór innkaup og miklar væntingar

Jón, en nafni hans hefur verið breytt, var ekki enn viðskiptavinur okkar þegar hann kom til Póllands til að kaupa fyrir heimili sitt. Samkvæmt þeim upplýsingum sem við fengum síðar gætu heildarinnkaupin hafa numið 70.000 til 100.000 evrum. Við vitum ekki nákvæma upphæð þar sem við skipulögðum hvorki ferðina né sáum um öll pöntunarmálin.

Við vitum þó að hann eyddi um 200.000 PLN í einni verslun og um 70.000 PLN í annarri. Fyrir einstakling var þetta stór og flókin fjárfesting.

Einn mikilvægasti hluti verkefnisins var eldhús frá þekktu eldhússtúdíói. Hönnunin leit mjög vel út, verðið var hagstætt og allt virtist passa á sölustiginu. Jón samþykkti skjölin, greiddi fyrir eldhúsið, flutninginn til Íslands og öll gjöld vegna innflutnings.

Það var ekki fyrr en við uppsetningu sem kom í ljós að ein borðplata var of stutt og einn skáp vantaði.

Vandamálið kom fyrst í ljós á Íslandi

Þá hafði allur megin kostnaður þegar verið greiddur og vörurnar voru langt frá seljandanum. Jón þurfti einhvern sem gæti farið aftur yfir gögnin, rætt við stúdíóið og fundið út hvað hafði gerst.

Fólkið sem hafði áður aðstoðað hann við innkaupin hætti að svara. Jón hafði því engan í Póllandi sem þekkti málið og gat haldið því áfram.

Hann hafði samband við Guðmund Vigfússon sem bað mig um að aðstoða.

Fyrst þurfti að endurgera alla sögu pöntunarinnar

Við byrjuðum ekki á því að leita að sökudólgi. Fyrst söfnuðum við skjölum, bárum saman teikningar og pöntun og reyndum að finna á hvaða stigi frávikið varð.

Í mörgum heimsóknum í stúdíóið fórum við yfir viðskiptin skref fyrir skref. Með tímanum varð líklegast að einn skápur hefði ekki verið tekinn með í hönnunina. Á sama tíma hafði Jón samþykkt teikninguna og tilboðið, þannig að málið var ekki einfalt.

Mál á tækniteikningu eru þau sömu á öllum tungumálum. En viðskiptavinurinn tók margar ákvarðanir á stuttum tíma, í öðru landi og í söluumhverfi þar sem áhersla var lögð á að ganga frá samningi hratt. Við slíkar aðstæður er auðvelt að einbeita sér að útliti, verði og afhendingu frekar en hverju tæknilegu máli.

Þessi reynsla kenndi okkur að viðskiptavinur þarf tíma til að yfirfara hönnun í ró áður en samningur er undirritaður. Hún hafði einnig áhrif á þá ákvörðun okkar að mæla ekki með þessu stúdíói við viðskiptavini okkar.

Lausnin krafðist fleiri en einnar tilraunar

Eftir frekari viðræður var samþykkt að framleiða þá hluti sem vantaði. Fyrsta sendingin skemmdist þó í flutningi og framleiða þurfti hlutina aftur.

Ferlið tók lengri tíma en allir bjuggust við, en að lokum fékk Jón þá hluti sem þurfti til að ljúka eldhúsinu.

Þegar við fórum yfir skjölin hans fundum við annað óleyst mál. Hann hafði ekki fengið endurgreiddan VSK frá annarri verslun og enginn hafði lokið því ferli fyrir hans hönd.

Rúmu ári eftir kaupin hjálpuðum við honum að endurheimta um 40.000 PLN, sem þá samsvaraði um 10.000 evrum.

Hvernig málið breytti vinnubrögðum okkar

Fyrir Jón skipti mestu að hægt var að ljúka verkefninu og að hluti fjárins skilaði sér aftur.

Fyrir mig var þetta ein af þeim reynslum sem sýndu að aðstoð við innkaup má ekki enda þegar pöntun er undirrituð. Viðskiptavinur þarf einnig stuðning þegar vörurnar eru komnar til Íslands en vandamálið þarf að leysa í Póllandi.

Í dag skoðum við ekki aðeins verð og hönnun. Við metum líka hvernig birgir skráir samkomulag, hvort viðskiptavinur fær tíma til að yfirfara gögn og hvernig birgir bregst við þegar erfitt mál kemur upp eftir sölu.

Helsti lærdómurinn

Stór innkaup erlendis geta skapað verulegan sparnað, en þau krefjast yfirvegaðs ákvörðunarferlis og aðila sem er áfram til staðar eftir afhendingu.

Jón þurfti ekki loforð um að ekkert myndi nokkurn tíma fara úrskeiðis. Hann þurfti einhvern sem gæti hjálpað honum eftir að vandamálið kom upp.

Þetta varð ein af undirstöðum The Fixer.